KYC a AML

1. Proč klienty identifikujeme

Jirkova Garáž s.r.o. obchoduje s použitými vozidly, a je proto v zákonem stanoveném rozsahu povinnou osobou podle zákona č. 253/2008 Sb., o opatřeních proti praní peněz a financování terorismu (AML zákon). KYC znamená „poznej svého klienta“: musíme vědět, s kým obchod uzavíráme.

Povinnosti se mohou týkat jak kupujícího, tak prodávajícího použitého vozidla. Jejich rozsah závisí zejména na povaze, hodnotě a rizikovosti obchodu a na tom, zda vzniká trvající obchodní vztah.

2. Jaké údaje můžeme potřebovat

Podle konkrétní situace zaznamenáváme a ověřujeme identifikační a kontaktní údaje, údaje z průkazu totožnosti a oprávnění jednat. U právnických osob ověřujeme také jejich existenci, vlastnickou a řídicí strukturu a skutečného majitele.

Vyžaduje-li to zákon, prověřujeme postavení politicky exponované nebo sankcionované osoby a zjišťujeme účel a zamýšlenou povahu obchodu, jeho ekonomické pozadí a původ použitých prostředků. Můžeme si vyžádat přiměřené podklady.

Shromažďujeme jen údaje potřebné pro konkrétní zákonný a smluvní účel. Podrobnosti o zpracování uvádějí Zásady ochrany osobních údajů.

3. Průběh před dokončením obchodu

Pověřený pracovník s klientem provede potřebnou identifikaci a kontrolu založenou na riziku. Údaje ověříme, výsledek a předložené podklady auditovatelně zaznamenáme a spojíme s dokumentací konkrétního obchodu.

Údaje musí být úplné a pravdivé. Pokud zákonem požadovanou identifikaci nebo kontrolu nelze dokončit, můžeme nebo musíme obchod odmítnout či neuskutečnit. Podezřelý obchod posuzujeme a oznamujeme zákonným postupem; o těchto krocích jsme povinni zachovávat mlčenlivost.

Kupní smlouvu a AML záznam lze připravit elektronicky k závěrečné kontrole a podpisu. Elektronický podpis sám o sobě nenahrazuje zákonem požadované ověření totožnosti. Konkrétní způsob identifikace, podpisu a finální sada dokumentů se určí před dokončením daného obchodu.

4. Uchování a zabezpečení

AML záznamy a související doklady uchováváme po zákonem stanovenou dobu. Pro naši kategorii povinné osoby jde zpravidla o pět let; u obchodů v hodnotě alespoň 10 000 EUR se doba prodlužuje na deset let. Tím nejsou dotčena zvláštní zákonná pravidla ani pokyny příslušného orgánu.

Přístup mají jen oprávněné osoby a práce se záznamy se eviduje. Po skončení retenční doby údaje vymažeme nebo anonymizujeme, pokud jejich další uchování nevyžaduje jiný právní důvod.

5. Odpovědnost a kontakt

Za nastavení a dohled nad AML procesy odpovídá písemně pověřený člen statutárního orgánu. Komunikaci s Finančním analytickým úřadem zajišťuje kontaktní osoba oznámená tomuto úřadu.

Obecné dotazy k ochraně osobních údajů lze zaslat na info@jirkovagaraz.cz. Kvůli zákonné mlčenlivosti nezveřejňujeme informace o jednotlivých kontrolách ani oznámeních.